Allgemeine Datenschutzerklärung

Datenschutzhinweise für Kunden und Interessenten

der berufundfamilie Service GmbH

Wir, die berufundfamilie Service GmbH, freuen uns Sie beim Ausbau Ihrer familien- und lebensphasenbewussten Personalpolitik bzw. familien- und lebensphasenbewussten Studien- und Arbeitsbedingungen begleiten zu dürfen. Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten entsprechend der Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des deutschen Datenschutzgesetzes (BDSG). Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und über Ihre Datenschutzrechte geben. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet und in welcher Weise genutzt werden, richtet sich maßgeblich nach den gewünschten bzw. vereinbarten Leistungen. Daher werden nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Verantwortliche Stelle für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der Daten ist die

berufundfamilie Service GmbH

Hochstraße 49

60313 Frankfurt am Main



Bei Fragen oder zur Wahrnehmung Ihrer Rechte auf Auskunft, Einsicht, Löschung oder Sperrung Ihrer personenbezogenen Daten, können Sie sich jederzeit an die berufundfamilie Service GmbH wenden. Sie erreichen die betriebliche Datenschutzbeauftragte unter:

Yvonne Hoffsky

Telefon +49 69 7171333-0

datenschutz@berufundfamilie.de

2. Welche Daten werden erhoben und verarbeitet?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehungen von unseren Kunden oder anderen betroffenen Personen erhalten. Zudem verarbeiten wir – soweit diese für unsere Geschäftsbeziehung erforderlich sind – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder die von sonstigen Dritten berechtigt übermittelt werden. Relevante personenbezogene Daten sind Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten). Darüber hinaus können dies Daten aus der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen, Werbe- und Vertriebsdaten (inkl. Werbescores), Dokumentationsdaten (z.B. Protokolle aus Besprechungen) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten sein.

2.1 audit berufundfamilie und audit familiengerechte hochschule

Zur Unterstützung des audit stellt die berufundfamilie Service GmbH den Kunden eine Datenbank zur Verfügung. Dies ist ein besonders geschützter Bereich auf den Internetseiten der berufundfamilie Service GmbH. Der Zugang (bestehend aus Benutzername und Passwort) zu diesem berufundfamilie-Portal wird dem Kunden mit Vertragsabschluss gewährt. Bei Nutzung des berufundfamilie-Portals erhebt die berufundfamilie Service GmbH personenbezogene Daten, die zur Durchführung des audit benötigt werden:

Betroffene Personen

Folgende Personen werden im Rahmen des audit erfasst:

    • Personen aus der Geschäfts-/Hochschulleitung

    • audit-Projektleitung

    • ggf. Personen zur Abwicklung von Vertrags- und Rechnungsstellung, wenn abweichend von den oben genannten Personen

Folgende Personen können zusätzlich durch den Auftraggeber im Rahmen des audit erfasst

werden:

    • Mitglieder des Betriebs-/ Personalrats

    • Gleichstellungsbeauftragte

    • Personen aus dem Bereich Presse-/Öffentlichkeitsarbeit

    • Teilnehmende an Workshops

    • Sonstige Personen, die in Ihrem Haus das audit begleiten

Daten des auditierten Unternehmens als personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten können auch der Name und weitere Daten eines Unternehmens sein, wenn es sich dabei z.B. um ein Einzelunternehmen, eine freiberufliche Praxis oder eine juristische Person mit nur einem Gesellschafter handelt.

Webserver-Protokolle

Beim Besuch des berufundfamilie-Portals der berufundfamilie Service GmbH werden folgende technische Informationen übermittelt und auf dem Web-Server der berufundfamilie Service GmbH gespeichert:

    • IP-Adresse des PC

    • verwendeter Web-Browser

    • Daten des Zugriffs auf das berufundfamilie-Portal (z.B. Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite)

    • verwendete Zugangskennung

Diese Daten nutzen wir ausschließlich für technischen Support und sie werden in regelmäßigen Abständen gelöscht.

Session Cookies

Im berufundfamilie-Portal der berufundfamilie Service GmbH kommen sogenannte Session-Cookies zum Einsatz. Session-Cookies sind kleine Informationseinheiten, die ein Anbieter im Arbeitsspeicher des Computers des Besuchers speichert. In einem Session-Cookie wird eine zufällig erzeugte eindeutige Identifikationsnummer abgelegt, eine sogenannte Session-ID. Außerdem enthält ein Cookie die Angabe über seine Herkunft und die Speicherfrist. Diese Cookies können keine anderen Daten speichern.

2.2. berufundfamilie Akademie

Bei Anmeldung zu Angeboten der berufundfamilie Akademie werden zur ordnungsgemäßen und zeitnahen Abwicklung aller mit den Veranstaltungen zusammenhängenden Formalitäten folgende Daten des Teilnehmenden erhoben:

Firmierung, Adresse, Vor- und Zuname, Funktion, Telefon, E-Mail-Adresse

3. Wie werden die erhobenen Daten genutzt (Zweck der Verarbeitung)?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit den Bestimmungen der EU-Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

3.1. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DS-GVO)

Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erbringung und Durchführung von Bestellungen und Aufträgen im Rahmen der Verträge mit unseren Kunden oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage erfolgen. Die Zwecke der Datenverarbeitung richten sich in erster Linie nach dem konkreten Produkt und Service (z.B. audit berufundfamilie, audit familiengerechte hochschule, Seminare/Veranstaltungen/Beratungsleistungen der berufundfamilie Akademie).

3.2 Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DS-GVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele hierfür sind:

  • Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache

  • Werbung oder Markt- und Meinungsforschung soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben (z.B. Newsletterversand, Informationen zu Veranstaltungen der berufundfamilie Akademie sowie Hinweise zur Öffentlichkeitsarbeit)

  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten

  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Unternehmens

  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten

  • Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherheit (z.B. Zutrittskontrollen)

  • Maßnahmen zur Geschäftssteuerung und Weiterentwicklung von Leistungen und Produkten

3.3. Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DS-GVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Lichtbilder im Rahmen von Veranstaltungen, Newsletterversand) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Der Widerruf einer Einwilligung wirkt erst für die Zukunft und berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.

3.4. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 c DS-GVO) oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DS-GVO)

Zudem unterliegen wir als Unternehmen diversen rechtlichen Verpflichtungen, das heißt gesetzlichen Anforderungen (z.B. Geldwäschegesetz, Steuergesetze sowie regulatorischen Anforderungen). Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören unter anderem die Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Bewertung und Steuerung von Risiken im Unternehmen.

4. Wer erhält Zugriff auf die erhobenen Daten?

Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese insbesondere die Vertraulichkeit und Integrität wahren. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Beratung sowie Vertrieb und Marketing.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb unseres Unternehmens ist zunächst zu beachten, dass wir nur erforderliche personenbezogene Daten unter Beachtung der anzuwendenden Vorschriften zum Datenschutz weitergeben. Informationen über Sie dürfen wir grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:

  • Wirtschaftsprüfer

  • Dienstleister, die wir im Rahmen von Auftragsverarbeitungsverhältnissen heranziehen

 

Eine Weitergabe personenbezogener Daten kann z.B. für den Versand von Newslettern (bei entsprechender Bestellung über unserer Website) stattfinden. Die Dienstleister werden von uns sorgfältig ausgewählt, sind vertraglich zum Schutz und zur Sorgfalt im Umgang mit Nutzer- oder Kundendaten verpflichtet und handeln dabei ausschließlich nach unseren Weisungen.

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgt nur dann, wenn die berufundfamilie Service GmbH durch ein Gesetz oder eine sonstige Rechtsnorm dazu berechtigt oder verpflichtet ist.

5. Werden Daten in einen Drittstaat oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (sogenannte Drittstaaten) findet in der Regel nicht statt.

6. Wie lange werden Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

  • Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten

  • Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO), Geldwäschegesetz (GwG). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen in der Regel zwei bis zehn Jahre

  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre beträgt

 

7. Welche Datenschutzrechte auf Auskunft haben Sie?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DS-GVO. Auf Anforderung teilen wir Ihnen gerne mit, ob und welche personenbezogenen Daten über Sie bei uns gespeichert sind.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG-neu. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DS-GVO, also vor dem 25. Mai 2018, uns gegenüber erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

8. Gibt es für Kunden der berufundfamilie Service GmbH eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereit-stellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind.

9. Verantwortung für Datenübermittlungen an die berufundfamilie

Der Kunde gewährleistet, dass personenbezogene Daten seiner Beschäftigten nur in Übereinstimmung mit den jeweils geltenden Datenschutzgesetzen an die berufundfamilie Service GmbH übermittelt werden. Im Falle von vom Kunden zu vertretenden Verstößen gegen Vorschriften des Datenschutzes wird der Kunde die berufundfamilie Service GmbH von sämtlichen Ansprüchen der Betroffenen freistellen und der berufundfamilie Service GmbH den durch die unberechtigte Datenübermittlung bzw. die Verteidigung gegen die Ansprüche der Betroffenen entstehenden Schaden ersetzen.

10. In wieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung?

Zur Begründung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DS-GVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen (z.B. zur Verbesserung unserer Produkte und Services), werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

11. Findet Nutzeranalyse statt?

Wir verarbeiten Ihre Daten teilweise automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten. Wir setzen die Nutzeranalyse beispielsweise in folgenden Fällen ein:

Um Sie zielgerichtet über Produkte und Services informieren und beraten zu können, setzen wir Auswertungsinstrumente ein. Diese ermöglichen eine bedarfsgerechte Kommunikation einschließlich Markt- und Meinungsforschung.

Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DS-GVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DS-GVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Insbesondere gehört hierzu, wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

 

Empfänger eines Widerspruchs

Der Widerspruch kann formfrei mit dem Betreff „Widerspruch“ unter Angabe Ihres Namens und Ihrer Adresse erfolgen und sollte gerichtet werden an:

 

berufundfamilie Service GmbH

Hochstraße 49

60313 Frankfurt am Main

Telefon +49 69 7171333-0

datenschutz@berufundfamilie.de